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    学校制度

    第一章  总  则

    第一条  为了规范档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《江苏省档案管理条例》等法律、法规,结合本校档案工作实际,制定本办法。

    第二条  本办法所称档案,是指常州大学在从事教学、科研、管理等一切办学实践活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式、载体的历史记录。

    第三条  档案工作是学校重要的基础工作,是全局工作的重要组成部分。档案记录和反映学校创立、建设、发展的历史全过程,是评估和衡量办学质量、管理水平以及编史修志的重要依据。

    第四条  学校将档案工作纳入整体发展规划、计划和整体考核评估指标体系;各单位(部门)将本单位(部门)文件材料的形成、收集、积累、整理、立卷、归档工作纳入部门工作计划和相关人员岗位职责。

    档案工作与学校各项工作实行同布置、同检查、同总结、同验收的管理。

    第五条  全校档案工作实行集中统一管理制度确保档案完整、准确、系统与安全,便于开发和利用。

    第六条  学校档案工作接受江苏省教育厅领导,业务上接受江苏省档案局、常州市档案局的指导、监督和检查。

    第二章  机构设置与人员配备

    第七条  学校设立由分管校长为主任委员,党办、校办、档案馆负责人为副主任委员,相关职能部门负责人为成员的档案工作委员会,作为全校档案工作的组织、协调、监督和咨询机构,领导全校档案工作。

    第八条  学校设立档案馆,作为档案管理的职能机构,主管全校档案工作。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案资源的文化事业机构。

    学校档案馆内设立相应科室,根据需要在条件成熟的单位(部门)设档案分室,分室受档案馆和所在单位(部门)双重领导。

    第九条  档案馆的管理职责:

    (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规、政策规章,规划全校档案工作;

    (二)组织制定、实施本校档案工作的规章制度,指导本校文件材料的立卷归档工作,并负责监督和检查执行;

    (三)负责接收(征集)、分类、编目、鉴定、保管、销毁和统计全校档案及有关资料;

    (四)编制检索工具,编辑出版档案史料和参考资料;

    (五)开展档案的开放和利用工作;

    (六)开展档案信息化建设工作。组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作;

    (七)开展档案工作人员的业务培训;

    (八)开展档案宣传、教育活动;

    (九)开展档案工作学术研究与交流活动。

    第十条  根据学校规模和馆藏情况,档案馆配备专职档案工作人员。

    各院、部、处、馆、所、中心配备部门档案员,明确部门档案工作的分管领导,部门档案员具体承办本单位的档案工作。

    第十一条  档案工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守、严守机密、勇于创新,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

    第三章  档案管理

    第十二条档案工作实行统一领导,分级管理。

    综合档案由档案馆管理;人事档案由人事处管理;学生档案由学生工作处管理;

    怀德学院的档案由怀德学院自行管理。档案馆在业务上对其进行指导、监督和检查。怀德学院每年将归档档案目录报备档案馆。

    第十三条  档案馆根据教育部颁发的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的要求,对接收的档案按全宗进行分类。

    第十四条  档案编号按《常州大学归档文件整理规则》执行。档案排列按区分全宗、区分年度、区分类别分别存放。

    第十五条  学校档案分为党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、会计类。

    第十六条  学校实行电子文件材料与纸质文件材料同步归档制度。各类文件材料的归档范围和保管期限按照《常州大学归档范围和保管期限表》执行。

    归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)、实物等各种载体形式。

    第十七条  学校实行档案材料形成单位、课题、项目组立卷整理的归档制度。

    (一)各单位(部门)分管档案工作负责人按照归档要求,组织本单位、本部门相关人员及时整理立卷。

    (二)各单位(部门)应归档的文件材料由文件材料形成(承办)者配合本部门档案员进行收集与整理。立卷整理人按照纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)、实物等各种载体文件材料的自然形成规律,按要求进行系统整理组卷,交本单位分管档案工作负责人审核签字后向档案馆移交。

    (三)科研课题在鉴定、结题(项)前,由课题(项目)组负责人或指定专人对文件材料按要求进行系统整理。项目验收后及时完成归档移交工作。

    (四)基建项目在竣工验收前,必须对文件材料进行系统整理,通过档案验收。项目验收后及时完成归档移交工作。

    第十八条  归档纸质文件的书写规格和所使用纸张、装订材料等应符合档案保管要求。声像档案要确保声像清晰。电子文件的归档要求按照《常州大学电子文件归档与管理暂行办法》执行。

    第十九条  归档时间

    (一)党政管理类和按年度归档的档案在次年5月底前完成归档;

    (二)教学类和按教学年度归档的档案在次学年寒假前完成归档;

    (三)科研、基建、设备项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后2个月内完成归档;

    (四)会计档案由会计部门整理归档。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由会计机构保管1年,期满后移交校档案馆统一保管;

    (五)重大活动档案在活动结束后1个月内完成归档;

    (六)特别珍贵的档案,可以随时归档。

    第二十条  档案移交必须办理交接手续,填写移交清单,一式两份,交接双方签字盖章后,各执一份备存。

    第二十一条  档案馆对保管期限已满、已失去保存价值的档案,应按规定成立鉴定小组予以鉴定,对经鉴定已失去保存价值的档案,登记造册报经档案工作委员会批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

    第二十二条  采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,及时进行修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化,加工成电子档案保管。

    第二十三条  学校或学校与其他单位分工协作并以本校为主承担完成的项目,学校档案馆保存一整套档案,本校协助完成的项目保存自身项目的档案。协作单位配合做好整理、立卷和移交工作。

    第二十四条  对于个人在其从事教学、科研、管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料,由其所在单位(部门)整理立卷后移交档案馆保管,任何个人不得据为己有。

    对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,可按征集、代管等形式进行管理。

    鼓励个人,特别是有重大贡献的专家、教授、劳动模范、知名人士等在非公务活动中形成的档案,以捐赠或代管的方式移交档案馆保存,学校应给予适当奖励。

    第二十五条  档案馆组织因故滞留在职能部门、院部的各类档案材料的移交、接收工作。相关职能部门、院部配合做好移交工作,不得拒绝移交和扣留档案。

    第二十六条  对散存在社会上反映本校并对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案,学校出资征集归档保存。

    对具有重要保存价值或文物价值的档案,难以征集到原件的可采用复制件(品)或目录收存。

    第二十七条  学校各项活动中形成的有保存价值的实物,如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校事业发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等,由档案馆集中管理。

    第二十八条  档案馆对所存档案和资料的保管情况定期检查。档案工作如发生突发事件,按照国家档案局《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定,立即向分管校长报告,及时处理。

    第二十九条  档案馆工作人员严格执行档案接收、管理和借阅制度。

    第三十条  档案馆建立健全各类档案管理台账,专人负责,及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等数据。按照国家有关规定,报送档案工作基本情况统计报表。

    第四章  档案的利用与公布

    第三十一条  档案馆按国家有关规定开放属于开放范围的档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

    馆藏档案属下列情况之一者,不对外开放:

    (一)涉及国家秘密的;

    (二)涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的;

    (三)涉及个人隐私的;

    (四)档案形成单位规定限制利用的。

    第三十二条  档案馆设立专用的阅档室,提供全宗指南、档案馆指南、各类检索工具以及计算机查询系统等。

    第三十三条  凡利用本校馆藏档案,均应办理利用手续。

    第三十四条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,可以利用已公布的档案。

    第三十五条  查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题,须经档案形成单位或者本人同意,必要时报请分管校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题的须经分管校长批准;涉及国家秘密的,还须经学校保密委员会批准。

    第三十六条  档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件利用。如有特殊需要,须经档案馆负责人批准。

    档案利用中档案原件原则上不得外借。如有特殊情况须经档案馆负责人批准。外借档案原件必须完备手续,并建立限时催还机制。

    第三十七条  查阅(借阅)档案不得丢失、污染、折叠、涂改,更不得转借。对借出档案档案馆要定期催还,清点检查完好状态,发现丢失或损坏,书面报告学校档案工作委员会处理。

    第三十八条  档案馆开展档案编研工作。开发档案信息资源,根据学校发展和社会的需要,对档案资料进行研究、整理,编辑出版资料汇编和编研成果。

    第三十九条  档案馆利用馆藏资源,采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式,开展档案宣传教育工作。充分发挥档案的文化教育作用。

    第五章  条件保障

    第四十条  档案工作所需经费由学校单独立项,列入学校年度经费预算。根据工作需要,适时设立专项经费。

    第四十一条  按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)和《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000)的要求,根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要,学校为档案馆配备专用的、符合档案管理要求的档案库房和管理设施。

    (一)存放涉密档案应当设有专门库房。

    (二)存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防磁、防渍、防有害生物等必要设施。

    (三)档案库房要与公共办公区域分开并自成体系,档案阅览室和整理间分开独立配置。

    (四)档案库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储空间。

    第四十二条  根据发展需要,学校为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施。

    开展数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。数字档案馆建设应当包括电子文件管理中心建设、各类档案应用系统建设、电子档案资源库建设和档案信息安全系统建设等基本内容,建立档案资源管理平台和档案信息发布平台。

    第六章  奖励与处罚

    第四十三条  学校建立档案工作检查、考核和评估制度。每两年一次。由档案工作委员会布置,由档案馆具体组织对各单位(部门)的档案工作进行考评,对于表现突出的单位(部门)和个人进行表彰与奖励。

    第四十四条  学校对考评优秀者或有下列贡献之一的单位(部门)或者个人,给予表彰与奖励:

    (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

    (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

    (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

    (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

    (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

    第四十五条  有下列行为之一的,学校视情节轻重,依法对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,移交司法机关依法处理。

    (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

    (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

    (三)涂改、伪造档案的;

    (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

    (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

    (六)其他违反档案法律法规的行为。

    第七章  附  则

    第四十六条  本办法自行文之日起实行。原《江苏工业学院档案管理办法》自本办法实行之日起废止。

    第四十七条  本办法由档案馆负责解释。

       (常大〔201561号  2015年5月7日)