一、项目基本情况
1. 项目名称：常州大学档案馆纸质档案数字化扫描；
2. 项目地点：常州大学科教城校区文彰楼6楼；
3. 项目概况：常州大学档案馆存量档案扫描、著录、OCR识别、数据挂接、数据备份等数字化工作，数字化扫描量不少于11万页；
4. 项目工期：自收到采购人通知后七日内进场，自进场加工之日起三十日内完工。
二、项目总价：5万元
三、单价最高限价：0.45元/页（超过最高限价的报价为无效）
四、投标人资格要求
（一）一般资格条件：
1. 具有独立承担民事责任的能力；
2. 具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
3. 具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
4. 有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
5. 参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
6. 法律、行政法规规定的其他条件；
7. 未被“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）或“中国政府采购网”网站（www.ccgp.gov.cn）列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重失信行为记录名单；
8. 单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商（包含法定代表人为同一个人的两个及两个以上法人，母公司、全资子公司及其控股公司），不得参加同一合同项下的采购活动。
（二）其他资格要求：
1. 投标单位应具备档案数字化加工或数据处理的相关营业执照和资质；
2. 投标单位通过质量管理体系认证（ISO9001）；
3. 在2020年10月1日以来完成过高校档案数字化类项目两项，请提供合同复印件并加盖公章，注明采购单位及工作量；
4. 本项目不接受联合体投标，中标后不得分包、转包。
五、采购项目内容及要求
（一）项目内容
服务供应商为采购方提供纸质档案数字化扫描加工服务，主要环节包括调档交接、扫描前处理、档案扫描、图像处理、OCR识别、目录著录、数据挂接、数据校对、数据备份、档案还原、实体档案交还、电子档案移交等。
（二）项目要求
1. 严格遵守并达到国家及甲方标准：
《中华人民共和国档案法》（2020年国家主席令第47号）
《中华人民共和国档案法实施办法》（2017年修订）
《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）
《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）
《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）
《常州大学档案管理办法》（可在“常州大学档案馆”网站---“法规制度”---“学校制度”进行查阅）
业务标准与规范:
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）
《档案分类标引规则》（GB/T 15418-2009）
《档案著录规则》（DA/T 18-2022）
《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77-2019）
《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）
《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）
2. 档案扫描
（1）根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应规格的专业扫描仪进行扫描；
（2）为保护档案原件，对过薄、过软或超厚的档案资料，扫描单位需使用平板扫描仪扫描，确保在扫描过程中不对档案原件造成损伤；
（3）采用全彩色模式进行扫描，分辨率不低于300dpi，均保持原档方向。如遇字体较小、密集、清晰度较差等情况，须提高分辨率；
（4）扫描时，须根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。
3. 图像处理：图像资料和原档案页码顺序需要一致；图像不能有压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、漏扫等现象；对淡铅笔印痕的图件，要保留铅笔痕迹扫描效果。
（1）旋转及纠偏。对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原；对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准；
（2）去污。遵循展现档案原貌的原则，对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹；
（3）图像拼接。对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；拼接时应确保拼接处平滑的融合，无明显拼接痕迹，信息完整，不缺少任何信息；
（4）字迹洇透。采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画；
（5）深浅不一。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致；
（6）裁边处理。对图像进行裁边处理，去除多余白边，应在距离页边距最外延至少2至3毫米处裁剪图像。
4. 图像数据质检
供应商应指定专人对已完成的档案前处理成果进行自检，内容如下：
（1）对于扫描数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真时，须重新扫描；
（2）对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正；
（3）数字图像方向应端正，排列顺序与档案原件不一致时，须及时进行调整；
（4）对图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，须重新进行图像处理；
（5）填写《自检报告单》，记录自检结果和处理意见。
中标方经过自检后，认为档案前处理质量已经符合规定要求的，须及时提交给甲方进行质检。
5. 数据挂接
（1）数字图像须准确挂接到我校档案馆档案管理系统（南大之星多媒体档案网络管理软件）；将双层PDF格式文件上传到对应的相关条目下，如系统无相应文件条目，则先输入对应目录并上传；
（2）数据关联以目录数据库为依据，将每一份文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件与目录数据库中该份文件的档号一对一挂接；
（3）逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正；
（4）填写纸质档案数字化转换过程交接登记表，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案前处理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。
6. 档案装订：纸质档案数字化工作完成后，应按规范操作进行装订，保持档案原貌，保护档案原件。
7. 数据备份与移交：为保证数据安全，经验收合格的档案数字化成果应进行完整备份。要求对JPG格式和双层PDF格式均进行备份，每个格式分别用磁盘进行双备份并移交给甲方。
8. 工作场所要求：在甲方指定的区域、时间范围内进行数字化加工，不得涉及其他场所，不能从事与本项目无关的业务。
（三）安全保密
本项目实施期间，严格遵守国家保密规定和甲方保密要求。供应商应制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。
1. 供应商应履行下列保密义务：
（1）不得泄露、公开或传播甲方的保密信息；
（2）不得以任何方式将甲方的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外；
（3）非经甲方允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏；
（4）在开发过程中对数据的处理方式应事先得到甲方的许可；
（5）未经甲方书面许可，不得对有关保密信息进行修改、补充、复制；
（6）加工电脑的USB口必须屏蔽，不得将保密信息以任何方式（如E-mail、优盘复制等）携带出甲方规定的场所。
2. 供应商需与甲方签订保证档案实体和档案信息安全的《安全保密协议书》，参与本项目的工作人员签订《保密责任书》；所有加工工作人员的身份证及相关证件复印件须交甲方审核备案。
3. 保证档案安全。档案的交接，由甲方专职档案人员和现场加工负责人在工作区域内进行，并有书面记录；进出工作区域时需要两人以上同时行动；加工地点内严禁进食、吸烟和任何火源。
（三）项目验收
1. 项目完成后，甲方组织相关人员验收供应商完成的电子档案数据，验收由甲乙双方共同进行。
2. 以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间。质检内容符合下列范围的，标记合格，否则不合格。
档案装订：所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰；
扫描图像：漏扫率≤0.2‰；
图像质量：图像质量情况完好率99%；
OCR识别准确率：对印刷体的识别准确率在95%以上；
数据挂接：挂接正确率100%；
档案原始材料：100%不缺失；
其他项目：合格率≥98%。
当抽检部分的合格率达到98%以上（含98%）时，予以验收“通过”，当抽检部分的合格率低于98%，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。
3. 验收完成后，供应商不得保存甲方任何电子档案数据，且加工场地的计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终归甲方所有。验收合格后，甲乙双方共同出具验收报告。
4. 本次档案数字化扫描项目实施过程中所涉及到的各类计算机、扫描仪及辅助设备、所需的系统、软件和硬盘等设备和相关耗材，均由供应商提供，并按双方共同商讨的实施时间方案完成人员的进场和所有设备的安装与调试。
六、报价方式
1. 本项目报价为全费用固定综合单价，应包括询价文件所确定的采购范围相应服务的提供、人员（包括工资和补贴）、设备、办公场所及设施、保险、劳保、管理、各种税费、利润、税金、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用，以及为完成该项服务项目所涉及到的一切相关费用，采购人不再支付其他任何费用。
2. 报价货币为人民币。
七、付款方式
1. 合同签订前，供应商以银行基本账户方式向采购方支付履约保证金（成交合同额的5%），履约保证金在项目完成并验收合格后无息退还。
2. 项目结束验收合格后付90%款项，验收满1年支付剩余10%款项。
八、评标
本次询价，采用最低单价中标法，总价固定不变，单价最低中标；如单价报价相同，则现场抽签决定。
九、违约责任
1. 完成质量不符合要求的，甲方有权要求供应商进行重新处理，并达到规定质量要求，并承担发生的实际费用；
2. 中标单位延期完工的，责任应由供应商承担并补偿甲方由此而造成的误工损失费；
3. 供应商在加工过程中损坏或遗失档案，或档案携带出加工场地或私自拷贝、扩散甲方所有的档案，供应商承担由此给甲方造成的损害及损失，甲方将按照法律法规追究相应经济责任和刑事责任。
十、投标提交资料
1. 营业执照副本、税务登记证副本和组织机构代码证副本复印件（三证合一后只需提供营业执照副本）；
2. 报价人通过质量管理体系认证（ISO9001），提供证明并加盖公章；
3. 在2020年10月1日以来完成过高校档案数字化类项目两项，请提供合同复印件并加盖公章，注明采购单位及工作量；
4. 报价单（附件1）；
5. 项目实施方案。
以上材料密封、盖章，并加盖骑缝章。
十一、投标材料递交时间
1. 报价材料递交截止时间：2023年10月13日下午16：00
2. 报价材料递交地点：常州大学科教城校区文彰楼档案馆606室
3. 本项目不集中组织现场勘察，投标单位如有需要，请自行联系勘察。投标单位自行做出的判断和决策由投标单位自行负责，且在成交后不得以未勘探现场为由向甲方提出其他任何要求。
4. 联系人：王老师
5. 联系电话：0519-83290192
十二、由该采购申请部门组成询价评审小组，对投标报价单位报价进行评审后，确定中标单位。
附件1 报价一览表
项目名称：常州大学档案馆档案数字化扫描服务项目
序号 | 类目名称 | 纸张规格 | 单价（元） | 数量（页） |
1 | 档案扫描 | A3、A4
| | |
总价 | 50000元 |
注：（1）本表所指档案扫描包含扫描、图像处理、OCR识别、目录著录、数据挂接、数据校对、数据备份、档案还原等数字化全过程工作；
（2）投标单位根据总价自行核算数量，数量要求不少于11万页。单价*数量=总价，例如：单价报价为0.45元/页，数量=50000元/0.45元/页=111111页（注：数量应为整数）；
（3）本项目包含少量A3幅面，A3、A4同价；
（4）单价最高限价：0.45元/页（超过最高限价的报价为无效）。
投标单位（盖章）：
法定代表人或代理人（签字或盖章）：
日期： 年 月 日
