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  • 全宗卷问题讨论

      发布时间: 2008-10-30   访问次数: 274

        (一)全宗卷的定义:
        全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷,称为全宗卷。
        《档案馆工作通则》规定:每个全宗都要建立全宗卷,记载立档单位和全宗历史变化情况。
        (二)全宗卷的特点和作用:
        全宗卷不是该全宗内文件的组成部分,而是档案馆和现行机关档案室在本身的工作活动中形成的一种档案。但是全宗卷与其全宗有密切的联系,所以它不固定保存在形成全宗的档案馆(室),而是随同全宗的流动相应地保存在全宗档案所在的档案馆和档案室(例如:省级机关等单位形成的档案,在本单位保存20年后就应按规定向省档案馆移交)。掌握了全宗卷成分的不定型性和保存单位的流动性,有利于全宗卷的管理和发挥它的作用。
        全宗卷是档案馆(室)管理全宗的一种工具,为管理人员提供了方便。由于全宗卷存储了记述和反映全宗档案及发展变化的原始凭证和有关资料,可以为全宗的整理、鉴定、统计、利用服务,并且为进一步收集该全宗范围内的档案,提供了重要的依据。全宗卷也是档案馆对全宗进行日常管理,保管人员掌握全宗情况不可缺少的材料,起着管理全宗档案的作用。
        (三)全宗卷的内容:
        有以下七个方面:档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用及档案管理新技术应用方面的内容:
        1、档案的收集:档案的交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。
        2、档案整理:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等
        3、档案鉴定:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示和批复、销毁档案清册等。
        4、档案的保管:档案安全检查记录、报告,库房温湿度记录及统计分析材料和图表,对重点档案采取的特殊保护措施、档案的抢救与修复情况报告等。
        5、档案的统计:档案的收进、销毁(移出)登记表。档案工作统计年报,案卷基本情况统计、重要的利用统计及五率统计表等。
        6、档案的利用:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记、组织机构沿革,档案开放利用和控制使用范围说明、档案汇编和公布出版情况及报批文件、档案产生的社会效益和经济效益典型事例、利用效果登记表等。
        7、档案管理新技术的应用:缩微复制和计算机辅助管理等文字说明材料。